单核工作法图解:事多到事少,拖延变高效

内容简介

  • 拖延症严重,难以完成工作?
  • 自己的时间管理方法太复杂,难以坚持使用?
  • 开会和午休经常破坏自己的番茄钟?(如果你在使用“番茄工作法”)

不如试试“单核工作法”吧!本书的主题是管理时间,战胜拖延。作者通过自身多年的经验,首创了一套简单、灵活而又强大的单核工作法,能行之有效地帮助你加强自制力、集中精力。全书分为6章,从削减待办任务、现在专注一件事、永不拖延、循序渐进、简化协作和给创意充电等方面详述这一方法,助你在日常生活中轻松完成各项任务。

作者简介

[瑞典]史蒂夫 · 诺特伯格(Staffan Nöteberg)超级畅销书《番茄工作法图解》作者。拥有 IT 产业、特别是软件开发方面的背景。帮助许多大中型组织以敏捷、精益的步伐成长,教授数万人如何提高个人生产力。目前主要居住地是瑞典斯德哥尔摩和土耳其伊斯坦布尔。

本书内容

本书赞誉

这本书是个特例——在读过十几页之后你会想放下它、立即付诸实践。想做就去做吧,但之后还要捡起书读完。每一页都用得上。

——Ola Ellnestam,Agical 公司首席执行官,敏捷联盟委员会前任秘书

我发现要搞定工作并且有效推动公司进展,“单核工作法”必不可少。这本书读来轻松,书中提供的大量工具特别实用。

——Tomas Rahkonen 博士,Flexenclosure 公司首席技术官

《单核工作法图解》一书涉及当代神经科学的重要主题——我们的大脑结构更适合一次处理一件事,即单核工作。阅读这本书,工作有成效。

——Lina Leufven,敏捷教练

《单核工作法图解》以轻松愉快的方式提供了各种各样的方法来充分利用时间,无论是上班时还是下班后。你可以从零开始使用这些方法。

——Tobias Anderberg,宜家公司资深软件工程师

本书就是为那些想要追求效率、但往往无法保持专注的人(比如我)准备的。你还应该多买一本,送给以“多任务高手”自夸的朋友。

——Viktor Nordling,Palantir 技术公司软件工程师,企业家

我非常喜欢“全景闹钟”,它可以很自然地融入会议、休息的节奏。在团队和个人工作中都同样适用。番茄工作法我一直用得不彻底,而单核工作法舍去了一切不必要的元素,从而足够简单,连我这样的人都能用上。

——Joakim Ohlrogge,软件工程师

中文版推荐序一

我数了一下,这本不到 200 页的小书,竟然引用了多达 243 个参考文献,包括相当多的学术论文和经典著作,可见作者下了很多功夫来写作本书。但是他在表达上不愿意铺陈,言简意赅,无一处闲笔,我不知道这是不是跟瑞典人的文化性格有关。老实说,信息这么浓缩的书,我已经很少读到了。你读的时候可得小心,万一漏掉了书里的一句话,就有可能错过一个很重要的知识点。

因而我感觉这本书的写法跟作者多年来践行的单核工作法一样,都体现了简明、高效、精要的特色。所谓的单核工作法,简单讲就是在设定好的时间内,一次只做一件事,但与此同时,又可以根据变化着的全局重新设定工作重心。作者从心理学的角度解释了这种方法的原理,以他 20 多年的实践验证为基础,并且以大量前人著作中的知识点和实践方法为补充。

大多数人都希望自己能高效地做事,但能把做事的方法研究对和研究透的人并不多。我觉得本书作者算一个。我丝毫不怀疑单核工作法的正确性,因为我自己就是用类似的方式来做事的,只不过没有这样一个名字罢了。所以我相信,如果你试着像这本书里介绍的方法一样来工作,也应该能收到不错的效果。

当然,正确的方法是一个方面,另一个重要的方面是,你能不能把正确的方法转化为持续的行动,并且养成长久的习惯。讲方法的书其实用不着贪多求全,关键是看你能不能用起来。希望这本书不仅给你以指导,而且能形成鞭策,像一本行动手册一样。每当你混乱和手足无措的时候,就拿出这本书来翻翻,让自己清晰和有序起来。

采铜

畅销书《精进:如何成为一个很厉害的人》作者

中文版推荐序二

又一次见到黄瓜与洋蓟君了,上一次相遇是 7 年前阅读《番茄工作法图解》。作者 Staffan Nöteberg 先生与译者大胖老师的风格依旧,篇幅简短精悍,文字轻松有趣,谈原理的同时又给出操作建议。

不禁想起参加工作第一年,我学到了一个习惯:开始一天工作前,在清单上写下待办事项;至今仍深受其益。后来听说还有“自我管理”这门学问,于是开始深入学习。辗转至今,我仍认为白纸写清单是无懈可击的好方法。

曾经的管理都是讲如何管别人,那么管理自己是否也是管理?答案是肯定的,管理的对象变了,但管理的功能没变,依然是计划、组织、领导、控制。这不是我讲的,而是德鲁克老先生讲的。如果说自我管理是一门学问的话,那德鲁克老先生便是开山鼻祖,其著作《卓有成效的管理者》先知式地提出了“自我管理”这个问题。他的两个观点具有重要价值:一、知识工作者应当卓有成效;二、卓有成效并非天生,而是后天习得。既然可以习得,首先便有了信心,其次就要讲方法。

对于知识工作者而言,像生产线上的蓝领工人一样按部就班几乎不可能,老板付工资就是让你处理变化,纯粹用日程表来管理自我的日子已经一去不复返。我们如假包换地生活在了德鲁克老先生所讲的知识社会中,知识工作者们太渴求变得卓有成效了,因此市面上出现了许多自称可以帮助人变得更加高效的图书。

进一步要问的是:怎样的方法是真正可以帮助我们的方法?两点心得与你分享:一、它应是一套有逻辑的系统方法,而不光是鸡汤;二、这套方法应当易于使用。

自我管理方法不是科学,是技术。脑科学的研究日新月异,但多数人不会去阅读科研文献,就需要有人把这些新发现翻译成可操作的技术,才能运用到生活中,所以自我管理方法也在随着科学的发展而不停前进。

《单核工作法图解》是 Staffan 先生多年自我管理实践与咨询经验的结晶,阅读这本书让人收获颇多。该书轻松易读,引用了大量前沿研究,也提出了一系列可实践的方法,推荐给希望变得卓有成效的你。

叶骥

时间管理专家、独立培训师

译者序

《单核工作法图解》是史蒂夫 · 诺特伯格(Staffan Nöteberg)打磨时间管理方法的新作。对广大热爱“番茄工作法”的读者(比如我)来说,打开这本新书的心情也许是兴奋伴随着好奇:单核工作法,会比番茄更强大吗?

答案是……请放心,我不会在本书开头剧透的。讲个大家都知道的故事吧:《倚天屠龙记》里有一把剑、一把刀。武林至尊,宝刀屠龙,号令天下,莫敢不从,倚天不出,谁与争锋?

读者禁不住猜想,究竟是刀厉害还是剑厉害?要由绝顶高手持刀剑互砍才知道。终于有一天,周芷若小姐姐帮我们做了试验,结果两样都毁了——原来刀剑里藏着绝世宝典:武穆遗书、九阴真经。

学无止境,阅读的人(比如你)最厉害。

大胖

果壳中的单核工作法

不,你把事想错了。只要是没有圈出来的事,全都应该划入不惜代价避免之列。”成就过人的投资家沃伦 · 巴菲特这样指导他的飞机师迈克 · 弗林特,告诉他,只要一项任务的重要程度排不进前 5 名,都应该不惜代价避免去做。

面对很多任务,我们的选择可以更有效率。我们可以不要开启那么多新任务,而是要先完成已经决定要做的任务;我们可以优先处理最重要的任务,而不是最紧急的任务;我们还可以一次只专注于一项工作。

我将首先带你认识单核工作法,描述我们面对的问题和挑战,并且展示一些能提高效率的单核工作法工具,例如快捷清单、颠倒优先级、全景闹钟等。

一分钟:什么是单核工作法?

五项基本概念

快捷清单是单核工作法的核心。它最多存放 5 项当前最重要的任务。如果还要添加更多的任务,就必须删掉原有任务。

单核时段只用于专心处理快捷清单上的一项任务。以全景闹钟作为单核时段的结束。

全景闹钟应该设置在分针的下一个竖直位置,例如 9:00、9:30、10:00,但距离现在不少于 25 分钟。在闹钟响铃时,把注意力从单核时段切换到全景时段。

全景时段期间查看所有的待办任务,并且思考“拉金问题”(Lakein's question):此时此刻,我的时间最好用来做什么

颠倒优先级是指把紧急任务排到重要任务之前,应该避免。完成最重要的任务,我们的长期目标才能实现。

问卷

在开始脑力激荡之前,先找出你在现阶段工作当中经常遇到的“时间杀手”,给它们打钩。

  • 任务间切换

  • 利益关系人太多

  • 急迫的任务

  • 三小时的会议中间没有休息

  • 早晨总是缺少灵感

  • 同事喧闹

  • 工作材料不全

  • 每天的事务性工作

  • 规划做得太长远

  • 信息不容易找到

  • 责任太大,权力太小

  • 毫无准备的任务

  • 决策迟缓

  • 不敢反对管理层

  • 缺少个人空间

  • 缺少运动设施

  • 互相推卸责任

  • 追求完美

  • 按下葫芦浮起瓢

  • 面临截止期限

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单核和全景的节奏

按照重要程度,把你想到的任务列在快捷清单上。现在就写,我等你。你也许会看一眼昨天的清单,也许会增加一些任务,但千万别粗枝大叶地直接拿昨天的清单来用。从昨天复制到今天的任务应该仍然是重要的。任务总数最多不要超过 5 项。

全天都在全景和单核之间切换。在你需要的情况下,可以在两者之间稍事休息。单核工作意味着聚焦放大一项且仅此一项任务。全景总览意味着放眼全局,选择当前最重要的一件事。

开始单核工作时段之前,记得设置一个全景闹钟。把闹钟设置到分针的下一个竖直位置,但距离现在不少于 25 分钟。例如现在是 9:15,就设置闹钟到 10:00;如果现在是 11:03,就设置闹钟到 11:30;以此类推。

如果有新任务在头脑中浮现,立即写到快捷清单里,而不是马上去做。如果有人打断了你,问他能不能晚一点再来。当然,如果他们的任务比你的更重要,就得先去帮助他们。

从全景模式切换到单核模式之前,在快捷清单上所选择的任务旁边画一个小“×”。做好标记,让你确定无疑地在单核时段专注于这件事。如果一项任务完成了,就在清单中删掉它。

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单核工作法的五大原理

年轻而好奇的心理学研究员布鲁玛 · 蔡加尼克当初怎么也想不到,她在餐厅里微不足道的小发现会改变个人生产力的游戏规则。尽管这件事发生在 20 世纪 20 年代,但是在今天的职场工作中,我们还在想方设法利用她发现的原理。

当客人结账时,餐厅里的服务生能清楚地记得他们都点了什么。这种能力深深吸引了布鲁玛。无论她和朋友在餐厅里坐了几个小时、加了多少次菜,服务生都能成功回忆起所有细节。

结账半小时后,她们请服务生再次把账单内容写下来,他就做不到了。服务生的回答令人惊讶:“我想不起你点的是什么了,因为你已经结账了啊。”在客人付款之前,账单明细都会记录在服务生的脑子里。这个过程结束以后,它就被忘记了。[1]

为了通过科学实验来证实她的理论,布鲁玛请到 164 名志愿者,让他们做 20 项任务。她没有告诉他们其中一半的任务在没完成时就会被打断,也不让他们猜到这些打断是实验故意安排的。一些任务是手工活儿,例如做纸盒、捏泥人;另外一些是脑力工作,例如拼图、算术。全部结束之后,志愿者要回忆自己做过的所有任务。布鲁玛最初在餐厅里的发现获得了证实:未完成的任务更容易被记住。人们记住的未完成任务数量几乎是已完成任务数量的两倍。[2]

人们更容易记住未完成或不完整的任务,这个事实被称为蔡加尼克效应(Zeigarnik effect)。我们也可以换个好记的名字,叫它服务生效应。在本书后面我们会看到,虽然它会造成问题,但也能加以利用。例如,把任务做到一半再离开办公室,有助于明天早晨开始工作。所以别再借口“快吃午饭了”就不做事哟。这就引出了第一条原理。

原理 1:已经开始的任务会无条件地占据我们每天的所思所想,直到被完成或删除。

每次从一项任务切换到另一项任务时,我们大脑的执行机构要做两件事。首先是进行目标转换:之前我在做这个,现在我要做那个。其次需要为新任务创建场景,这个阶段称为规则激活

切换任务是花时间的。一次切换可能仅需 0.1 秒这么短,但在一天当中不停地切换任务,就可能会消耗掉一大部分富有生产力的时间。本来是想追求高效,实际上却在任务切换中浪费了很多时间。[3]

任务切换还会导致错误。如果反复清除工作记忆、重新载入当前任务的规则,就无法建立解决问题的良好基础。你做的任务越复杂,在任务切换中产生的错误就越多。

反复的任务切换还会降低人们通常所说的情商(emotional quotient,EQ)。切换令人焦虑,从而增加大脑中“压力荷尔蒙”皮质醇的水平,而这可能导致攻击和冲动行为。

最后,任务切换需要很多能量,会用光大脑中的含氧葡萄糖。不幸的是,那恰恰是我们对任务坚持不懈所需的燃料。因此任务切换越频繁,我们就越难以专心在一件事上。耗尽资源的我们,不久就会感觉身心疲惫,甚至找不到方向。[4] 这样就有了第二条原理。

原理 2:多任务切换不仅会拖慢速度,而且注定会耗尽大脑能量。

在这个日新月异的时代,最重要的任务也可能遇到变数——可能是实际花费的时间超出预期太多,也可能是新出现了其他更重要的任务。我们需要至少每小时用拉金问题 [5] 提醒自己一次:此时此刻,我的时间最好用来做什么

为任务排列优先级尽管耗费精力,但必须经常做。我们可以对选项加以限制,只有少数几项有理由成为最重要的事情,这样大脑可以轻松一些。单核工作法提供了一些简单有效的机制,例如全景时段和快捷清单,可以节约脑力。

每个人都是心里装的事太多,实际有空做的事太少。排列优先级,就是最重要的事情最先做。优先级的高低与事情的紧急程度、等待时间的长短都没有关系,更不能按照已经过时的计划来安排。

如果事情的安排是动态变化的,我们最好保持其透明度。利益关系人在期待我们的工作结果,有必要定期告知他们这项任务我们是打算做还是不打算做。第三条原理是我们要肩负的责任。

原理 3:我们应该负起区分优先级的责任,选出现在头号重要的事来做。因为会不断有各种事情出现在我们脑海中,值得做的事数不清。

每小时安排几次短暂的休息,有利于保持专注。我们的注意力是有期限的。如果工作的内容一成不变,好几小时都不停歇,我们的思维就会开始游荡。休息一下,也让肌肉活动活动,每天 8 小时坐班工作不是什么好事。[6] 利用休息时间,断开与工作的连接,我们可以获得新的见解,开启创造性思维。最后,休息也顺便提供了一个时间点,让我们可以重新排列优先级,看看哪一个任务最重要。

据美国国家公路交通安全管理局(National Highway Traffic Safety Administration,NHTSA)估算,在美国,每年因睡着或困倦导致的交通事故会造成超过 10 万人伤亡。[7] 与此一致的是,科学研究显示,缺乏睡眠或者睡眠质量低下会导致日常职场工作的错误增加、生产力降低。不仅如此,如果我们放弃了快速眼动(rapid eye movement,REM)睡眠时间,也就意味着错过了从经验中学习的机会。要改善睡眠,有一些小技巧和小方法。

锻炼身体是改善睡眠的方法之一。[8] 锻炼还可以让我们更健康,减少患老年痴呆症的风险。[9] 创造性思维可以在锻炼时得到增强。[10] 举个例子,仅仅是把讨论交流的场所从会议室换到散步途中等做法都会产生惊人的效果,令人获得奇思妙想。[11] 在供氧充足的状态下,我们的大脑自然能够更好地思考。

我们吃的每样东西几乎都会转化为葡萄糖,为大脑提供燃料。饿肚子工作时效率会降低。面条、面包、软饮料可以迅速释放葡萄糖,从而导致能量大起大落。高脂肪食物能提供更持久的能量,但会降低大脑供氧水平,因为它们更不容易消化。富含水果和蔬菜的食谱可以让我们更快乐、更积极。[12] 有营养、多样化的饮食既可以让我们提高短线效率,又可以让我们保持长期的生产力。把所有这些综合在一起,就是第四条原理。

原理 4:经常休息、好好睡觉、锻炼身体、吃得健康——我们必须在这些事情上进行投资,才能在日常工作中稳步前进。

在现代职场工作中,我们会发觉自己身处的环境错综复杂,改变随时可能发生。公司服务的市场在改变;公司的使命在改变;个人的工作职责在改变;我们不断学习新知识,提高技能和效率;有同事离开,有同事入职。这些都会引发新的群体动力学现象在团队中出现。

没有一种方法是百试百灵的。我们是不同的人,思想有别、动机多样。然而我们仍然可以从彼此身上学习,尝试他人赖以成功的方法。

现代管理学之父彼得 · 德鲁克在 1954 年说:“商业目标的真实定义只有一个:创造顾客。”[13] 对于我们个人来说,要问自己的问题是:我为什么在这里?我如何才能帮助公司解决顾客的问题?速度快和效率高(efficient)还不够,我们还希望更有成效(effective)。

最后,每日实践、不断改进的过程会让我们乐在其中。专精(mastery)是人类最强大的驱动力之一。[14] 当我们感觉到自己的进步、发现做事更得心应手时,就会更加投入、更加满足。

打破现状、挑战自己,这必须成为我们每天的日常。下面就是最后一条原理。

原理 5:我们的方法必须适应环境;要根据自己最新的个人经验,一点一点调整。没有放之四海皆准的方法。

这些就是五大原理:(1)“开始做”会让我们想要做完;(2) 多任务会降低速度,消耗能量;(3) 我们有责任按照重要性而非紧急度排列任务优先级;(4) 休息、睡眠和健康的生活习惯是保持可持续步伐所必需的;(5) 拥抱变化、持续改进才能适应日新月异的世界。在这些原理的基础上,我们就有了提高生产力的单核工作法。

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单核工作法的适用性

成功地完成并交付工作是一件乐事。提高个人生产力的方法有很多,它们都号称可以帮我们搞定更多工作。有一些方法很好,但也有很多方法错综复杂、耗费时间、要求超人的自律。我们缺少的是一套实用、简单并且强大的方法。怎样才能在每一天做最好的自己,又不必处理成堆的规则、清单和工具呢?我的答案是使用单核工作法,它是我长期经验的成果。我在周游世界、向数万听众讲授个人生产力方法、指导几百位客户的过程中,收集了许许多多真实的故事。我由此深受鼓舞,开始实验一些不同的方法。单核工作法就是我 25 年的实验成果和经验积累。

要正式讲述单核工作法,我们先从这 5 条明确、可信的原理开始。

原理 1:已经开始的任务会无条件地占据我们每天的所思所想,直到完成或被删除。

原理 2:多任务切换不仅会拖慢速度,而且注定会耗尽大脑能量。

原理 3:我们应该负起区分优先级的责任,选出现在头号重要的事来做。因为会不断有各种事情出现在我们脑海中,值得做的事数不清。

原理 4:经常休息、好好睡觉、锻炼身体、吃得健康——必须在这些事情上进行投资,才能在日常工作中稳步前进。

原理 5:选用的方法必须适应环境;要根据自己最新的个人经验,一点一点调整。没有放之四海皆准的方法。

生产力是人们共同的追求。每个人都想搞定很多事情,这是利己利人的最佳途径。史蒂芬 · 柯维列出了高效能人士的七个习惯。[15] 第一个也是最重要的一个习惯是,以积极负责的态度面对生活。面对成堆的任务,全盘接受是不够的,我们还必须能预估它们所需的确切时间;只是坐等灵感出现,而没有着手进行最重要的任务,事情就不会有任何进展;对于怎样完成工作缺乏自己的想法,只知道按老套路出牌是不负责任;选好了一款个人生产力系统,但因为太难用,始终没有按它的方法做,等于自我欺骗;为了让利益关系人看见我们在流汗付出,同时做好几样事,只会折损速度;把事情规划得过于周密细致以至于同现实脱节,但还要去遵守它,无异于鼠目寸光。单核工作法可以让你效率更高、产出更多、更有所作为,而不

是工作更辛苦。我们交替使用两种工作模式:全景总览和单核专注。在全景模式中,放眼整个地平线上的任务:从现在开始的一小时最好用来做什么?选定一项任务后,先设定一个全景闹钟,在分针走到下一个竖直位置时响铃(例如 8:00、8:30、9:00,等等),但要确保不少于 25 分钟。然后进入单核模式,专注处理单独一项任务,就是刚刚在全景模式中挑出来的最重要的一项任务。我们的专注点是现在——不念过往,不畏将来。我们这样做,是因为认识到自己可支配时间的宝贵。白天进行多次休息,以保持步伐;晚上保证足够的睡眠时间。我们还可以分配时间进行社交活动,与家人和朋友在一起。在这些自由时间里,不会感觉良心不安。

如果存在平行宇宙,我们就能证明某个个人生产力系统更胜一筹。但现实并非如此,我们只能先选一种试试,看它是否管用,能否提高效率。你需要自己尝试,亲自体验。只需两星期的实践,单核工作法就能让多数人信服。说到底,选择最适合自己的方法,权力在你。

现在是时候保护我们的可支配时间,不再受噪声和多任务的困扰了;现在是时候主动、灵活、经常地进行优先级排序了;现在是时候精打细算地投入精力,在日常工作中保持最佳节奏了——这样有利于我们的客户、公司和家庭,而最重要的是有利于我们自己。

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颠倒优先级

我把问题分成两类:重要的和紧急的。紧急的问题不重要,重要的问题从来不紧急。”第 34 任美国总统艾森豪威尔在 1954 年说出了这句脍炙人口的名言,艾森豪威尔矩阵(Eisenhower Box)由此产生。[16]

举个例子:同事催我赶快准备一份蛋糕,今天下午茶歇的时候要吃——这是紧急任务。紧急的问题不重要。销售报告的截止期限是下周,然而它才是重中之重。重要的问题从来不紧急。写销售报告吧,忘掉蛋糕的事。

1967 年,洪梅尔 [17] 用犀利的笔调写道:“紧急的任务,虽然不重要,但要求立即得到回应——它们造成压力,占据醒着的每时每刻,没完没了。”他将这种情况命名为颠倒优先级。[18] 把紧急任务放在重要任务之前做,就是颠倒优先级。

重要任务是贡献于长期目标的,紧急任务则要求人们立刻注意。我们在处理重要任务的时候是主动响应,而在紧急任务上是被动应付。把紧急任务排在重要任务之前,也被称为救火行为。

按照排好的优先级进行工作,这是史蒂芬 · 柯维所说的第三个习惯:要事第一。你花在紧急事情上的时间越多,紧急工作就会堆积得越高。那些本来重要但不紧急的任务也会变成紧急任务。[19]

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“我没时间”是谎言

每个人都是心里装的事太多,实际有空做的事太少。但多数事情都是有可能做到的,只要我们给它最高的优先级。我们每天都有新的 24 小时,说“不”的原因并非缺少时间,真实原因是:我们给其他任务排了更高的优先级。因此,别再说“我没时间”了。

好吧,有一个例外。比如有人问我,今天晚上能不能玩通 700 局高难度的数独游戏?经过简单的计算,我必须承认时间不够。一局数独游戏需要半小时,就算我不吃饭、不看电视、不陪家人甚至不读书,整个晚上的时间也是不够玩通 700 局的。

不过如果他进一步问我,能不能用一年时间玩通 700 局高难度的数独游戏?要想做到,就得每天分配一小时在数独游戏上。尽管我对此情有独钟,但这样就会有其他更重要的事情完不成。我确实有时间,但会给其他任务更高的优先级。

如果当初能放下其他事,优先把沼泽里的水抽干,我们今天就不会为被鳄鱼吞掉而后悔了。最重要的任务一天没有得到最优先处理,就是在白白浪费一天的时间。嘴上说“我没时间”的人,可能已经做了急事的奴隶。[20]

制定你的优先级顺序,就是要选择把时间用在哪里。一旦定下来就别不好意思。保持透明度,允许其他人直面和质疑你的优先级排序,他们也会尊重和接受你的“”。千万别说“我没时间”了。

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全景闹钟

阿兰 · 拉金在 20 世纪 70 年代就建议我们,应该在专注的时候使用计时器。[21] 使用单核工作法时,为了在全景模式和单核模式中切换,我们要在单核时段开始之前设置定时响铃的全景闹钟。闹钟响铃提醒我们重新评估优先级。

全景闹钟有助于进入心流状态。设置了闹钟以后,“当前任务是不是该做的那一个”就不再是问题了。既然选定了它,我们就投入 100% 的注意力在它上面——单核专注,直到闹钟响铃。然后我们再查看所有的待办任务,选出最重要的一项——全景总览。

给专注时段设置一个固定的长度有助于保持良好的节奏,可惜这种限制过于死板。我们通常会为专注时间设置一个截止期限。例如现在是 9:08,在 9:30 有个会议,那么在 9:30 或提前一分钟设置全景闹钟显然是比较合适的。

按照惯例,会议和其他“硬景观”活动的开始时间一般是在一天中的 48 个时间点:00:00、00:30、01:00、01:30……23:30。所以聪明的办法是,每次都在这些时间点上设定全景闹钟,这样不会耽误开会。

在不耽误开会的前提下,我们需要至少 25 分钟专注在单核任务上。例如当前时间是 9:03,则设置全景闹钟到 9:30;如果当前时间是 9:12,则设置全景闹钟到 10:00;如果当前时间是 10:28,则设置全景闹钟到 11:00。

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单核工作法:简单、灵活、强大

个人生产力系统可以帮我们管理自己的时间,提高效率、产能、成效。然而,如果这个系统过于复杂、死板或者费时,它早晚会被抛弃——不管其潜在作用有多大。

死板的个人生产力系统似乎是由一群本职是为计算机编写程序的工程师设计的。虽然他们试图给出非常详尽的定义,说明在每一种可能的情况下该如何行动,但还是无法照顾到大部分情况。世界太复杂,一套规则根本不够用。更好的方法是用良好的实践来代替规则,从而重新唤起直觉本能。

复杂的个人生产力系统是宗师级别的个人生产力专家创建的。他们热衷于使用多重清单、方案和工具。但如果在个人生产力系统上搞发明创新并非你的专长,你会更希望有一个轻松的方法可以立刻实施,并且能很快转变成生产力习惯。

费时的个人生产力系统通常由你所在机构的管理顾问实施。顶层的老板听了这些顾问的话,认为雇员都是懒惰的,要求必须不断向上汇报。这些系统花费的时间比节省的还多。

单核工作法功能强大,它的基本要求就是在优先级评估和专注状态之间切换。这种工作法灵活易学,时间花费少却能办大事,而且很好玩。单核工作法是创新求变的方法,开始时可以完全按书本所说的做,然后再根据自己所在的环境进行调整,觉得怎样有利就怎样改。

本书分为 6 章,分别涉及 6 个领域。如果想要提高生产力,这 6 个领域中的成功是最重要的。

  • 削减待办任务

  • 现在专注一件事

  • 永不拖延

  • 循序渐进

  • 简化协作

  • 给创意充电

这几章互相独立,阅读顺序可以随意调整。不过如果想成功地应用单核工作法,你需要理解所有这些章节的内容。我建议在开始阅读时,先设好全景闹钟。这样可以帮你找到感觉,思考如何定制单核工作法,从而更好地适应你所在的特定环境。

试用后你有何体会,也请及时告诉我。自从开始用单核方式工作,我获得了惊人的生产力提升,我想知道它对你是否有用。请给我发电子邮件或者在社交网络上加我为好友,具体方式请参见后记。

希望你享受阅读这本书的过程,并且从单核工作法中获益。

单核工作法:小结

问:请简要说明单核工作法应该怎么用

:问自己“此时此刻我的时间最好用来做什么?”写下最多 5 项候选任务。把全景闹钟设到下一个整点或半点(9:00、9:30、10:00……)。开始工作,单单专注于这 5 项里最重要的一项工作。当闹钟响铃时可以稍事休息,或者进入下一个循环。

问:能否用一两句话说明它的好处

:对于“一想起做事就千头万绪”的人来说,单核工作法可以帮你完成最重要的任务,提高个人生产力。不同于其他多数方法,单核工作法更容易使用,符合直觉,有科学研究根据。

问:任何人都能从单核工作法中获益吗

:有些职务是无权安排自己工作的优先顺序的,他们要完全按照上级的详细指示做事。很不幸,单核工作法对这类工作没有帮助。

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注释

[1] Marrow, J. The Practical Theorist: The Life and Work of Kurt Lewin, Basic Books, 1969.

[2] Zeigarnik, B.“Das Behalten erledigter und unerledigter Handlungen”, Psychologische Forschung; 9, 1927.

[3] Rogers, R. D., Monsell, S.“Costs of a predictable switch between simple cognitive tasks”, Journal of Experimental Psychology: General; 124(2), 1995.

[4] Levitin, D. J. The Organised Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, Penguin Books, 2014.

[5] 阿兰 · 拉金,《如何掌控自己的时间和生活》,北京联合出版公司,2015。

[6] Biswas, A., Oh, P. I., Faulkner, G.E. et al.“Sedentary Time and Its Association With Risk for Disease Incidence, Mortality, and Hospitalization in Adults: A Systematic Review and Meta-analysis”, Annals of Internal Medicine, 2015.

[7] The Road To Preventing Drowsy Driving Among Shift Workers Employer Administrator's Guide, National Highway Traffic Safety Administration and National Center on Sleep Disorders Research at the National Institutes of Health, 1998.

[8] Loprinzi, P. D., Cardinal, B. J.“Association Between Objectively-measured Physical Activity and Sleep”, Mental Health and Physical Activity; 4(2), 2011.

[9] Hamer M., Chida Y.“Physical Activity and Risk of Neurodegenerative Disease: A Systematic Review of Prospective Evidence”, Psychological Medicine; 39, 2009.

[10] Atchley, R. A., Strayer, D. L., Atchley, P.“Creativity in the Wild: Improving Creative Reasoning Through Immersion in Natural Settings”, Journal PLoS One, December 12, 2012.

[11] Oppezzo, M., Schwartz, D. L.“Give Your Ideas Some Legs: The Positive Effect of Walking on Creative Thinking”, Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition; 40(4), 2014.

[12] Conner, T. S., Brookie, K. L., Richardson, A. C., Polak, M. A.“On carrots and curiosity: Eating fruit and vegetables is associated with greater flourishing in daily life”, British Journal of Health Psychology; 20(2), 2014.

[13] 彼得 · 德鲁克,《管理的实践》,机械工业出版社,2009。

[14] 丹尼尔 · 平克,《驱动力:在奖励与惩罚已全然失效的当下,如何焕发人的热情》,中国人民大学出版社,2012。

[15] 史蒂芬 · 柯维,《高效能人士的七个习惯》,中国青年出版社,2015。

[16] Eisenhower, D. D. The American Presidency Project, Speech number: 204, Title: Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Location: Evanston, Illinois, Date: August 19, 1954.

[17] Charles E. Hummel,也译为查尔斯 · 赫梅尔。——编者注

[18] 洪梅尔,《缓急之辨》,校园书房出版社,1993。

[19] 史蒂芬 · 柯维,《高效能人士的七个习惯》,中国青年出版社,2015。

[20] 洪梅尔,《缓急之辨》,校园书房出版社,1993。

[21] 阿兰 · 拉金,《如何掌控自己的时间和生活》,北京联合出版公司,2015。

第1章 削减待办任务(上)

优先级排列不清晰是高效工作的主要威胁之一。这里做一点,那里做一点,但最后什么都没完成。如果一项任务完不成,那么对它付出的辛苦努力可能都会付之东流。在有太多任务要选择的时候,就没有办法排列清晰的优先级。

我们必须学会定期删除待办清单中的任务。要从根本上解决问题,还应该切断任务来源。某些任务来源只会产生一些我们永远也不会去做的任务,必须停止关注它们。

本章提出了快捷清单除草等实用方法,强调必须按照重要程度而不是紧急程度排列优先级。此外,本章还给出了一些节省精力的技巧,包括减少任务流入,在一开始就对有些事情说“不”。

一分钟:如何做到削减待办任务?

五项基本概念

忙碌谬论是一种迷信,认为手上的事情越多,人就越有价值。如果预先把日程表填得满满的,预料之外出现的重要任务就无法得到处理,你反而更容易成为其他人的瓶颈。

快捷清单包含当前最重要的 5 项任务。每天早晨把它们写在一张纸上。如果还要添加更多的任务,必须去掉原有的——要么完成一项、要么直接删掉一项。

本周目的把你的专注点放在“为什么”上。在这一周,你最想取得什么进展、得到什么收获、产出什么成果?把首要目的写入一张索引卡片,贴在工作间隔板上。每当迷茫的时候,本周目的可以提醒你。

集草器清单收集一些未排序的任务和想法,都是你没有拒绝、但也不会马上做的事情。表格中的每项任务应该包括“目标、利益关系人、进入清单的日期”这三项属性。

除草是删掉集草器清单里的内容,每个星期都要做。除草是一项必要工作,以便保持清单可读、及时、可靠。你随时都可以根据需要在集草器清单里增加内容,但应该每周做一次批量清理。

问卷

在开始脑力激荡之前,先找出你在现阶段工作当中经常遇到的“时间杀手”,给它们打钩。

  • 同时进行的工程太多

  • 利益关系人太多

  • 收到的电子信息太多

  • 老板提出的要求无法拒绝

  • 不敢叫停工程

  • 毫无准备的任务

  • 工作材料不全

  • 无权制定决策的会议

  • 目的不清楚

  • 追求短期成果

  • 交付周期太长

  • 书面工作没完没了

  • 持续的压力

  • 同事不可靠

  • 需求变来变去

  • 技术专家不负责任

  • 工作量暴增而能力跟不上

  • 工作分不出去

  • 危机式管理

  • 没有排列优先级

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黄瓜和洋蓟在商店门口相遇

黄瓜:阿蓟,真高兴见到你。最近顺利吗?

洋蓟:挺好的,谢谢关心。我在 8 个不同的工程里担任重要角色,另外自己也在做一些事,都是对公司未来意义重大的事情。

黄瓜:如果你给这么多工程出力,那肯定有很多利益关系人感谢你吧?

洋蓟:嗯,8 个工程各有各的项目经理,个个都想让我做他那块的事;而我更愿意花时间做我自己的事。

黄瓜:意思是说,你成了公司的瓶颈?

洋蓟:是啊,确实。尽管我熬夜干活,但还是根本赶不上交活的截止期限。同事都卡住了。

黄瓜:卡在什么地方?

洋蓟:他们没法继续工作,只能等我的结果出来。他们都在等我。

黄瓜:听说过约翰 · 利特尔吗?

洋蓟:约翰……什么?

黄瓜:我认为,你如果要尽快交付,就别开那么多条线。

洋蓟:你的意思是,我必须停止开始新任务,而且要开始完成老任务?

黄瓜:是的。先选择最重要的一个工程,告诉另外 7 位项目经理,你把他们排在后面了。这样他们也可以另找有时间的人为他们工作。这对每个人来说都是最好的办法。

洋蓟:听起来不错。我应该实行新政策,缩短待处理工程的队列,拒绝接新事情,并且把我做事的优先级告诉每个人。

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忙碌谬论

“忙着呢”可能是一种拖延策略,也可能是缺乏理顺生活的能力。人们通常认为日理万机的人都是重要人物,日理万机的人也认为自己很重要。然而,忙碌不等于有生产力。排满 100% 的工作量让我们没有时间做重要的事情。

如果让某人计算他的每小时工资,然后再请他听一小段音乐,这些人听音乐时会更加没有耐心。[1] 毕竟听音乐不赚钱,而他们想要做更赚钱的事。当今,“我能做”和“我在做”之间不断变宽的鸿沟也是驱使我们变得越来越忙的原因。

蒂莫西 · 费里斯在书中写道,制造忙碌的选项几乎是无穷无尽的。[2] 努力干活增加文档的数量有什么不对?正在进行中的几个工程最好都少不了我。最重要的是,应该让各种大事小情都经我批准,多多益善。

忙碌占据了一切,日程表被会议和其他硬性时间填满了,因此我们永远无法完成在会议上承诺的事情。忙碌让我们的认知能力超载。在“或战或逃”的思维模式阻塞下,我们丧失了分析的能力。优先级排列也变得僵化。

相映成趣的是,空闲反而能促使我们完成工作。你会放眼全局,产生出乎意料的联想。[3] 把无法预期的截止期限换成“时间盒子”,你就有了更灵活的应变能力。首先要做到的是,永远别把“忙”当成借口。

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本周目的

当我们在工作中找到人生目的时,就找到了最高级别的动机来源。[4] 也就是说,你在这个特定的时刻所做的事情,是某种更伟大事物的一部分,有着深远的意义。单核工作法要求你明确未来一周的目的,具体方法如下。

(1) 列出当前和未来的全部工程,不仅仅是小任务。

(2) 针对每个特定的工程,如果你让自己全心全意专注其上,那么在接下来的一周,该工程能取得哪些具体的进展?把预期进展写下来,不要用动作进行时,而要写清楚完成程度、应取得的成果,例如“打电话给 100 个潜在客户”“写好销售报告并呈送给全部利益关系人”或者“完成全部下属的业绩评估”。

(3) 在第二步列出的各项进展中,选出最重要的一项,并且用至少 1.5mm 的粗笔把这一项写在卡片或 A6 纸的中央。在右上角标明从即日起一星期后的日期,这是想象中的交付日期。

(4) 把这张卡片贴在工作间的隔板上,保证你每次从电脑上抬起头都能看到。

这并不意味着你要花 100% 的时间专攻这一项任务。但是,每当迷茫的时候,它就可以提醒你本周目的所在。

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快捷清单

待办清单中的每一条都在发射紧急信号。传统的待办清单事无巨细,通常很长,有些内容还可能已经过时了。这么多任务都在发出行动的召唤,反而成了无法承受的压力,令人不堪重负、寸步难行。

显著提高生产力的办法是对清单加以限制,最多列 5 项任务,甚至更少一些也无妨。如果有一项重要的任务进来,你必须拿一个原有的任务来交换。交换意味着砍掉它,将来有空间的时候可以再加回来。

快捷清单中的任务应当是短小、可行动的。“短小”意味着预期需要的时间不超过一小时。对于清单里的大任务,可以拆成几个较小的子任务。“可行动”意味着要带来结果:完成一份报告、列出报告提纲或者做好会议规划。

日复一日,某些看似重要的任务出于某种原因始终在那里。它们注定永远排不上号。这些任务只会带来干扰,不应该出现在快捷清单中。在每天早晨列一份新清单,别用昨天的那份清单。

在单核工作法中,快捷清单是必不可少的一环。每天早晨,你都要写下最多 5 项短小、可行动的任务。做完一项就删掉一项。在这 5 项任务之外,如果还想添加新任务,原有任务就要被移除。

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集草器清单

嘿,能腾出点时间帮我个忙吗?我写了一份报告,想听听其他人的意见。你方便的时候给我看看行吗?”同事丢来一项低优先级任务,你可能会晚一点处理。那么现在应该把这个信息放在哪里呢?

这些不会立即采取行动的任务,有点像在草坪割草时,集草器收进去的蒲公英、青草和其他杂草的混合物。它们都被拿去喂兔子;兔子会吃其中的一些,但是不吃另外一些。收集这些任务的地方就是“集草器清单”。[5]

快捷清单有限制,最多只能放今天优先级最高的 5 项任务。集草器清单则完全没有限制,也不排列优先级。你可以时不时添加内容进去。有什么点子就集中放在这里,免得一转身忘了。

集草器清单中的每个任务都有三个属性:目标(当然得有)、利益关系人、进入清单的日期。最后这项属性在清理清单时要用到,列入时间最长的任务必须离开。在优先级竞赛中,如果这项任务总是无法拔得头筹,就说明不该做它。

集草器有一个重要的用途:帮你记住一些现在不能做、但将来会获得高优先处理的任务。然而其中的多数任务都只不过是噪声。它们可能会带来些许价值,但不足以在优先级竞赛中胜出。

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除草

快捷清单最多只能包含当前最重要的 5 项任务,不过单核工作法还提供了集草器清单与之配合。目前不够资格进入快捷清单的任务就先放在集草器清单中。然而总有一天,集草器清单也会变得太长。

“除草”是指有计划地对集草器清单中的任务进行删除。要保持集草器清单的可读、及时、可靠,必须进行除草。否则的话,这份无穷无尽的清单早晚会被我们忽视掉,忘记了曾经还想过要做这些事情。

除草工作需要每周进行一次,也可以在集草器清单太长的时候做。把最多 5 项任务复制到一张新的集草器清单里,撕掉旧清单。选择标准是重要程度。保留最重要的而不是最紧急的任务,将其放入新清单。

你可能还记得集草器清单条目的三个属性:目标、利益关系人、进入清单的日期。从日期上可以看出,那些看上去超级重要但是长期滞留在这儿的任务有可能没那么重要。

在一周时间里,我们可以无限制地把一项又一项任务放入集草器清单。不过每周要进行一次除草,给清单腾出可用空间。借此机会看看本周目的与集草器清单是否匹配,也是极好的。

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硬时间和软时间

在园林管理领域,软景观(softscape)指带有生命的元素,例如花圃、花园、树木;而无生命材料构成的景观则称为硬景观(hardscape),例如石头、车道、墙壁。园林设计的杰作就是追求硬景观和软景观的和谐。

在单核工作法生产力系统中,硬时间任务是“一定要在特定时间内执行”的。它们通常涉及外部承诺,例如会议、约谈、活动。硬时间任务必须安排在日程表中,以免忘记。

与之相对,可以“自己决定什么时间执行”的则称为软时间任务。某些软时间任务会重复出现,可以把它们写在日程表中;而如果是只做一次的软时间任务,就应该放入快捷清单或集草器清单,在你的可支配时间里执行。

如果你决定在每周三清理办公桌,这就是一项重复性任务。它不涉及外部承诺,如果这回推迟到周四,也不需要告诉任何人。这样的重复性软时间任务仍然可以安排在日程表中。

但是把一次性的软时间任务安排在日程表中就有点悬。一旦有更重要的事情出现,就会打乱全盘计划。因此不要在日程表上安排这类任务,你要做的是安排好可支配时间。这样可以避免计划赶不上变化,让优先级排序与时俱进。

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可支配时间的稀缺

在工作中,我们的时间分为可支配的和不可支配的,[6] 它们合起来占据了 100% 的工作时间。对多数白领来说,可支配时间和不可支配时间都存在。我们需要在两者之间取得平衡,不可偏废。

在可支配时间里,我们可以自己选择做什么事。典型情况是坐在工位上,选择一项任务开始执行。在公司交托的责任范围内,我们有权管理这些时间。“个人生产力”针对的是可支配时间。

不可支配时间(有时称为“受支配时间”[7])是被锁定的,我们无法控制在其中做什么事。这包括开会时间、午餐时间或者为他人提供服务的时间。如果在基层客服岗位工作,你的时间可能全都是不可支配时间。

平衡失调的一种症状表现是,你所负责的任务进展没有达到你自己和其他人期待的速度。在这种情况下有两个选择:要么通过协商缩小你的责任范围,要么增加并保护你的可支配时间。

不可支配时间通常适合安排在日程表中,可支配时间也可以。尽量在日程表中划出成块的可支配时间,不要预先决定这些时间用来做什么。这些是未预约时间,留待分配。

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单核工作法的工具

本书尽量对工具的使用采取不可知论。我的建议是选取最简单、最容易找到的工具,以“用得上”为标准。开始时保持简单,确实遇到工具限制时再进行扩展——没必要提前扩展。应当考虑一些更普适的问题,下面简要介绍。

要配合单核工作法,很容易找到功能丰富的生产力应用程序。它们可以在线记录快捷清单,随时随地访问。不过另一方面,纸笔有更大的自由度。你可以根据需要,随时在清单中引入新的符号和规则。

吉姆 · 本森把自己亲力亲为的一套方法叫作个人看板(Personal Kanban)。他从精益生产的原则中获得灵感,用即时贴把任务从左到右排列在实体白板上。对照单核工作法的词汇,我们的快捷清单相当于他的“工作存单”,并且把“处理中的工作”限制为一项。[8]

不幸的是,使用多份清单总是会打乱全部的优先级排序。“快捷清单甲”现在比“快捷清单乙”更重要吗?即便如此,戴维 · 艾伦还是建议用多个清单分别关联各自的情景主题:或者与工具相关,或者与地点相关,或者与完成任务所需的状态相关。[9]

最常规的建议是:小车不倒只管推。如果没有遇到瓶颈,就不要更改工具。我们只需要一个地方来记下最多 5 项任务的名字,这就是快捷清单。我们还需要用最简便的方式删除、添加任务。类似“长期储存”和“广泛传播”的功能没什么用。

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健康的邮件摄入量

放了一周的假回来,你发现收件箱里有 687 封新邮件。这里面肯定有重要内容,但如何才能在纷杂的信息中把它们找出来呢?你必须重新负起责任,亲自管理进入收件箱的信息流。最好用手动收取邮件的方式代替邮件推送通知。

首先,取消订阅那些一个月都没读过的邮件列表,对商业公司的新闻邮件也如法炮制。如果觉得心里没底,你可以每周固定安排一个时间,通过访问网址来阅读这些邮件列表的网页归档。

如果没有个人邮箱,那就注册一个。绝对不要用工作邮箱来注册社交媒体或其他与专业工作无关的服务。这样做有个好处:工作邮箱收到的垃圾邮件数量会大大减少。

在电子邮件客户端软件里进行设置,自动把协同工作系统发来的消息归类到与来源名字相同的邮件夹中。同时在协同工作系统中进行设置,只收取与自己相关的内容,越少越好。

研究发现,如果中断工作去阅读电子邮件,回来后要重新达到之前的工作状态,所花费的时间超过一分钟。[10] 大概算算,每天少收 10 封邮件的话,每年可以省出一个工作周的时间。(假设阅读每封邮件需要 1 分钟,则按每年 260 个工作日计算,共可节省 2600 小时。)

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收件箱是厨房水槽还是书架

你怎么管理电子邮件收件箱?是像管理厨房水槽还是像管理书架?问题的答案不仅影响到能否实现收件箱清零(定期处理全部收件箱内容的习惯 [11]),还决定了把你置于一种怎样的模式中:认知疲惫或认知警觉。

买来一本新书,读完之后要把它放入书架。不巧的是,书架已经满满当当。你的目光在成排书脊上扫过,随意拿下一本书,给新书腾出空间。书架的顺序乱了。这种情景熟悉吗?有可能。

厨房水槽盛满了剩菜和塑料包装袋。你瞥了一眼,有条理地决定只挑黄瓜扔掉,其他的还留在那里,保持乱糟糟的状态不变。你会这样收拾东西吗?肯定不会。

理解、决策、回想、记忆、抑制这五个功能是意识思维的主要组成部分。它们消耗大量的葡萄糖和氧气,过度使用会让人疲惫不堪。[12] 像管理书架一样管理收件箱,要依赖全部五个功能。

厨房水槽的清理是以全部清空为标准的。任何一封电子邮件都必须删除、归档或者放入待办邮件夹。收件箱清零不等于一直盯着这件事,与清空厨房水槽的工作类似,一天处理两三次即可。

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全部清空

电子邮件客户端、短信应用程序都是收件箱,它们接收电子消息。物理信箱也是收件箱,它接收纸质邮件。我们的记忆也是一个收件箱,它产生新想法。可以把收件箱想象为一家公司的前台接待处。

接待员为来访者进行系统登记,但不负责解决来访者的问题。她也会帮助那些误打误撞走错门的人。在等候接待员登记期间,来访者只能在缓冲区止步。如果不能登记进来,再大的事也办不了。

可以用几个不同类型的桶来归纳消息。不管你的收件箱是记忆、电子消息客户端还是物理信箱,这种方式都适用。显然,这几个桶里包括“垃圾桶”,可以把将来不可能用到的消息扔进去。

里面还应该有一个“优先级待定桶”(即集草器),用来存放可能会做的任务。此外,还要有一个“监视器桶”,帮你记住哪些事情需要等待别人的处理结果。最后是一个“归档桶”,用来存放与行动无关的重要消息。

粗略阅读并把电子邮件标为“未读”不算清空,相反,这等于要花两倍的精力来阅读和理解这封邮件。[13]“全部清空”策略是要把全部消息移到你的个人系统中,进行排列优先级、监视和归档。

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第1章 削减待办任务(下)
第2章 现在专注一件事(上)
第2章 现在专注一件事(下)
第3章 永不拖延(上)
第3章 永不拖延(下)
第4章 循序渐进
第5章 简化协作
第6章 给创意充电
附录
后记

阅读全文: http://gitbook.cn/gitchat/geekbook/5a5820c0e286423809d4a6ce

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